Számlázással szemben támasztott követelmények

Egy számla kiállításának kritériumait az alábbi előírások határozzák meg:

1.) ÁFA törvény 13. par.
1. bekezdés - a számlán szereplő adatokat tételesen is fel kell tüntetni
16. bekezdés - számla tartalma
17. bekezdés - egyszerűsített (készpénzes) számla tartalma

2.) ÁFA törvény 44. par. - az adó alapját és az áthárított adót a felszámított adómérték szerint részletezésben és összesítve is fel kell tűntetni

3.) 24/1995. (XI.22.) PM rendelet 1 par. 6. bekezdés - a számítógéppel előállított számla összes példányait sorszámozni kell az egymás után történő nyomtatás esetén, illetve fel kell tüntetni azt, hogy a számla hány példányban készült

4.) 34/1999. (XII.26.) PM rendelet 1. par. adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatok (szigorú számadású nyomtatványok, számítógéppel előállított számlák) kritériumai

5.) Az Európai Unió megfelelő osztályozásán alapuló új Szolgáltatások Jegyzékének (SZJ) alkalmazása

6.) A számlákon szereplő minden dátumban, vagy dátum jellegű adatban az évszámoknak teljes hosszában, tehát 4 számjegy hosszúságban kell szerepelni!

Mindezek alapján:

• A számla adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat kell, hogy tartalmazza:
  • a számla sorszáma;
  • a számla kibocsátójának neve, címe és az adóigazgatási azonosító száma;
  • a vevő neve és címe;
  • a teljesítés időpontja,
  • a számla kibocsátásának kelte;
  • a fizetés módja és határideje;
  • a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához;
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen;
  • a felszámított adó százalékos mértéke;
  • az áthárított adó összege tételenként és összesen;
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen;
  • a számla végösszege.

• Az egyszerűsített számla (készpénzfizetési számla) adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat kel, hogy tartalmazza:
  • a számla sorszáma;
  • a számla kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma;
  • a vevő neve és címe;
  • a számla kibocsátásának kelte;
  • a termék (szolgáltatás) megnevezése valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához;
  • a termék (szolgáltatás) mennyiségi egysége és mennyisége;
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított egységára;
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen;
  • a 44. § (2) bekezdésében meghatározott százalékérték (25%-os felszámított adómértéknél 20,00%, 12%-os adóértéknél 10,71%).

Számítógéppel előállított számla példánysorszámozása:
Az adóigazgatási azonosításra alkalmasság egyik feltételeként megjelölt példányszámozás csak a számítógéppel előállított számlákra vonatkozó új követelmény. Összeszerelt, többpéldányos ún. leporellóra nyomtatott számlák esetében ez az előírás nem lenne kivitelezhető, ezért erre külön rendelkezés született, miszerint a leporellószámlák esetében a számítógépes programnak a számlán azt kell feltüntetnie, hogy a számla hány példányban készült.

Rontott, elveszett vagy megsemmisült számla:
A számítógépnek a számlasorszámozást kihagyás és ismétlés nélkül kell biztosítani az alakilag hibás, vagy tartalmilag rontott, vagy megsemmisült számla esetén sincs kivétel ez alól. Ilyenkor a javított adattartalommal, új sorszámon kell a számlát előállítani, a korábbi sorszámon lévő hibás számlát pedig stornírozni kell. Mit tehet az adózó, ha szabályszerűen kiállított számlája, melyet postai úton akart a vevőhöz eljuttatni elveszett, megsemmisült. Ez esetben a számlát nem kell változatlan adattartalommal új sorszámon előállítani, hanem a kibocsátónál maradt másodpéldány másolatát kell cégszerű aláírással hitelesítve az eredetivel mindenben megegyező kitétel feltüntetése mellett, valamint az elvesztésre, megsemmisülésre utaló záradékkal ellátva eljuttatni a vevőhöz. Az ily módon pótolt számla a vevőnél adólevonásra alkalmas bizonylatnak minősül.

Programdokumentációval kapcsolatos előírás:
A számítógéppel előállított számla kibocsátójának a helyszínen rendelkeznie kell olyan dokumentációval, mely biztosítja a program működésének ellenőrizhetőségét. A dokumentációnak részletes írást kell tartalmaznia a program működéséről, felhasználásáról. Ezen túlmenően tartalmaznia kell a programkészítő nyilatkozatát arról, hogy a program megfelel az adójogszabályokban előírt kötelezettségeknek.

A számla kötelező adattartalma:
Az ÁFA-törvény 1993. január 1-je óta változatlan formában definiálja a számla, egyszerűsített számla adattartalmát, melynek részletei a törvény 13. § (1) bekezdés 16. és 17. pontjaiban és a törvény 44. §-ában olvashatók. Az adó alapját, az adó összegét, és az adóval növelt ellenértéket tételenként (termékenként, szolgáltatásonként) kell a számlában feltüntetni.

Az egyszerűsített számla ismérvei:
A számla körül az év elején kialakult problémák a szóban forgó bizonylatot nem érintik. Az 1992. évi LXXIV. törvény 13. § (1) bekezdés 17. pontjában tárgyalt adattartalom szerint ugyanis a készpénzfizetéses számlában továbbra is az adóval számított egységárat, és az adóval számított ellenértéket kell feltüntetni, valamint azt, hogy a számla végösszege „felülről számítva” hány % ÁFA-t tartalmaz (az áthárított adó összegét és a nettó ellenértéket feltüntetni az egyszerűsített számlában továbbra sem kell). Amennyiben a számla több tétel árut, szolgáltatást tartalmaz (pl. kenyér, tej, stb.), úgy az adóval számított ellenértéket termékenként (szolgáltatásonként) szükséges feltüntetni. Célszerű olyan számlatömböt vásárolni, amelyen a különböző adókulcs alá tartozó értékesítések egy számlán belül kezelhetők, ilyenkor külön oszlopot kell létrehozni a 10,71 és a 20% felülről számított adót tartalmazó ellenérték, valamint a felülről számított adókulcs feltüntetéséhez.

Egyéb, a számlázással kapcsolatos tudnivalók:
Amennyiben a számla olyan hosszú felsorolást tartalmaz, hogy azt pótlapon kell folytatni, úgy a pótlapon külön felírással fel kell tüntetni a számla nyomdai sorszámát, az aktuális oldalszámot, valamint a pótlapokat hitelesíteni kell. A számla így, pótlapokkal is adóigazgatási azonosításra alkalmasnak minősül. Az ÁFA-törvény 44. § (4) bekezdésében foglaltak értelmében a számlában feltüntetett adatok valódiságáért a kibocsátó a felelős. Amennyiben a pótlapokon a külön sorszámozás, illetőleg a hitelesítés elmaradt, úgy azt a számla kibocsátójával javíttatni szükséges. A gyakorlatban általánosan elfogadott a kiállított bizonylat hiteléül annak cégszerű aláírása.

Számlázás APEH követelmény szerint

Számítógéppel előállított számla

• A számla, egyszerűsített számla adattartalma az Európai Unió számlára vonatkozó direktívájának előírásai szerint módosult. A változások jórészt az egységes belső piacon bonyolított értékesítés és beszerzés bizonylatolását érintik. Így fel kell tüntetni a vevő közösségi adószámát a számlán, amennyiben a Közösségen belüli adómentes értékesítés következményeként a vevő az adófizetésre kötelezett személy, illetve minden más olyan ügyletben is, amikor a vevő fizeti az adót (pl. ha a szolgáltatásnyújtás után a megrendelő az adófizetésre kötelezett). A számla kötelező adattartalma módosult annyiban, hogy az „egytételes” adattartalom jelentek meg az ÁFA törvényben. Ha a számla több tételből áll, úgy értelemszerűen tételenként kell az adó alapját megjeleníteni ahhoz, hogy az adó nélkül számított ellenérték összesíthető legyen. Az azonos adókulcs alá tartozó termékek és szolgáltatások adóalapjára egyösszegben számítható fel az áfa, és nem kötelező az adóval számított ellenérték tételenkénti megjelenítése. Természetesen nem tilos ennél bővebb adattartalommal kibocsátani a számlát, így a kézi nyomtatványtömbök továbbra is használhatók, és csak emiatt szoftvermódosítás sem szükséges.

• A számítógéppel előállított számla, szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt, előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült;”

• A gépi számlázás esetén a számla az első nyomtatás első példányán szerepel az eredeti felirat, illetve az első nyomtatás többi példányán szerepel, hogy hányadik példány, valamint az ismételt nyomtatás után a számlán feltüntetésre kerül, hogy másolat illetve, hogy hányadik példány.

• A számla - nyomtatás utáni - utólagos módosítása a programban nem megengedett. A programmal olyan számla készíthető, amely tartalmaz minden olyan elemet, amelyet a 2004. május 1-től hatályos általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. áfa-törvény 13. § (1) bekezdés 16-17. pontja, a számla és az egyszerűsített számla adattartalmára vonatkozóan kötelezően előír.

• A program számlázó része lehetőséget biztosít, hogy a számlázási, pénzügyi információhoz való hozzáférést jogosultságok használatával szabályozza. Csak azon felhasználók tekinthetnek bele a számlázási adatokba, akik a rendszerben erre jogosultsággal rendelkeznek.

• A számítógéppel kiállított számla papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet. A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 1. §-a alapján számlát papíralapon és elektronikus úton lehet kibocsátani. A papíralapú számlát nyomtatványt értékesítőtől vásárolt számlatömbben szereplő bizonylat kézzel vagy nyomdai úton történő kitöltésével, vagy egyébként – a Rendelet arra vonatkozó szabályai szerint – számítógéppel lehet kiállítani.
  • A Rendelet 1. § (6) bekezdés b) pontja úgy rendelkezik, hogy számítógéppel előállított számla az, amelynek szigorú számadás alá vonása megvalósul oly módon, hogy a program – beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is – kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított. Ez utóbbi feltétel teljesüléséhez a számla összes példányának egymás utáni nyomtatással történő előállítása esetében a gépi programnak biztosítania kell a példányok sorszámozását, több példányos összeszerelt, előnyomás nélküli számla esetén pedig fel kell tüntetnie azt, hogy a számla hány példányban készült.
  • A Rendeletnek a számítógéppel előállított számlára vonatkozó – idézett – szabályozásából következik, hogy a számítógéppel előállított számlának minden példányát papír alapon ki kell nyomtatni.
  • Ezen túlmenően a papír alapon előállított számlának elemi és fogalmi feltétele, hogy a fizikai valóságban, papír alapon realizálódjék.
  • Mindezek alapján jelenleg nincsen jogszabályi lehetőség arra, hogy a számítógéppel előállított számla a vevő részére pusztán elektronikus formában kerüljön továbbításra, azt a vevő felé papír alapú formában kell eljuttatni.
  • A fentiekből következik, hogy a számítógéppel előállított, de nem a vonatkozó jogszabályi feltételek szerint nyomtatott, továbbított számlák adóigazgatási azonosításra nem alkalmasak, így azokra nézve adólevonási jog nem gyakorolható.
  • Ettől függetlenül természetesen elektronikus úton előállított számla kibocsátására egyebekben az erre vonatkozó jogszabályi rendelkezések figyelembevételével lehetőség van.

Számítógéppel kiállított számla sztornírozása és önellenőrzés sztornírozás esetén

• Az Áfa törvény 45/A. § (1) b) pontja alapján sztornírozásnak van helye, ha a számítógéppel vagy elektronikus úton előállított számla lezárását követően észlelt hibát kell javítani.Ugyanakkor az Áfa törvény 45/A. §-ának sztornírozásra vonatkozó szabályai nem írják elő, hogy sztornírozás esetén minden esetben önellenőrzési kötelezettség is lenne. A számítógéppel előállított hibás számla kijavítását azért kell sztornírozással megoldani, mert biztosítani kell, hogy a számítógép adattartalma és az annak alapján kiállított bizonylat egymással mindenben megegyezzék. Ettől függetlenül - amikor nem a teljesítés meghiúsulása miatti sztornírozásról van szó - az eredeti teljesítés és így az eredeti teljesítéssel érintett adó-megállapítási időszakra vonatkozó adótételek nem változnak, ezért értelemszerűen önellenőrzésre nincsen szükség. Ezt támasztja alá az is, hogy az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 49. § (1) bekezdése alapján az önellenőrzés jogintézménye az önadózás útján megállapított vagy megállapítani elmulasztott adó korrigálására szolgál, nem pedig egyéb adatok javítására.

• Elmondható továbbá, hogy a számítógéppel készült hibás számla sztornírozása esetén kiállításra kerül - eredeti teljesítési időponttal - a már kijavított adatokat tartalmazó bizonylat, így a vevő adólevonási joga ezen új bizonylattal az eredeti teljesítési időpontban fennáll. Ezt támasztja alá a 7003/2002. (PK. 21.) PM irányelv is, amely leszögezi, hogy a számla kijavítását követően - aminek módja számítógépes számlánál az Áfa törvény 45/A. §-a szerint a sztornó-számlát követően kiállított új számla - az adólevonási jog a számla szerinti eredeti teljesítési időpontban gyakorolható.

• A fentiek alapján, amikor azért kerül sor sztornírozásra, mert a számítógéppel előállított számla - adót nem befolyásoló - adatait kell korrigálni, önellenőrzésre sem az eladó, sem a vevő oldalán nincsen szükség.

Számítógéppel kiállított számla egyidejű helyesbítése és sztornírozása

• Ha a számítógéppel kiállított számla mind elírási, mind az adó megállapításához szükséges tételeket érintő hibát tartalmaz, akkor az adóalany kétféleképpen járhat el:
  • Az első eset az, amikor az adóalany a számítógéppel kiállított számlát úgy sztornírozza, hogy közben nemcsak az egyéb hibát/hibákat, hanem az adó összegét, mértékét érintő változást is módosítja az új számlán. Ebben az esetben helyesbítő számla kiállítására nincsen szükség, ugyanakkor ilyenkor mind a számla kibocsátójának, mind pedig a számla befogadójának önellenőriznie szükséges, tekintettel arra, hogy a sztornírozás mindig az eredeti teljesítésre hat vissza és pozitív törvényi szabályozás hiányában nincs lehetőség arra, hogy akár a számlakibocsátó (adókötelezettség-csökkenés esetén), akár a számla befogadója a sztornó számla kiállításának adó-megállapítási időszakában vegye figyelembe az adó meghatározásához szükséges tételek módosítását.
  • A második eset, amikor a számla kibocsátója az érintett számlát sztornírozza, majd a sztornírozás eredményeként kiállított új számlát helyesbíti. A sztornírozásra ilyenkor azért van szükség, mert az eredeti bizonylat adót nem érintő tételei hibásak, ezért azokat ki kell javítani, ugyanakkor - az előző pontban kifejtettek alapján - a számítógéppel kiállított számlánál a kézzel való kijavítás kizárt.
  • Ettől függetlenül a sztornírozással ilyen módon kijavított számla helyesbítése azért szükséges, mert az Áfa törvény 45. §-a a helyesbítés szabályait olyan módon rendezi, hogy a helyesbítő számla kizárólag a helyesbített számlával együtt, annak adataival értelmezhető.
  • Éppen ezért abban az esetben, ha a számla adót érintő és egyéb adatai is hibásak, akkor lehetőség van arra is, hogy a kibocsátó első körben a számítógéppel kiállított számlát - javítás céljából - sztornírozza és ezzel egyidejűleg egy olyan új számlát állítson ki, amelynek az általános forgalmi adót érintő adatai a sztornózott számla adataival megegyeznek, ugyanakkor - ha az adó összege vagy az annak megállapításához szükséges bármely tétel is módosult - a sztornírozást követően az Áfa törvény 45. §-a alapján helyesbítő számlát is ki kell állítania. Erre az esetre leszögezhető, hogy a sztornírozás miatt önellenőrzésre nincs szükség, ugyanakkor a helyesbítés okán keletkezhet önellenőrzési kötelezettség, de csak a kibocsátó oldalán. Az Áfa törvény 45. § (5) bekezdése alapján ugyanis abban az esetben, ha a számla kiállítójánál a helyesbítés eredményeként kötelezettség-csökkenés lép fel, akkor önellenőrizni nem lehet. Akkor viszont, ha a helyesbítés okán a számlakiállítónál kötelezettség-növekedés történik, neki önellenőrzési kötelezettsége is keletkezik az eredeti teljesítéssel érintett adó-megállapítási időszakra nézve. Az Áfa törvény 45. § (6) bekezdése alapján a számla befogadójánál - helyesbítés esetén - önellenőrzési kötelezettség egyik esetben sem merülhet fel.

A helyesbítés és a sztornírozás egymáshoz való viszonya

• Helyesbítés kizárólag abban az esetben végezhető, ha az Áfa törvény 45. § (1) a) és b) pontjaiban meghatározott adatok hibásak, azaz ha az adóalany az áthárított adó összegét, valamint az annak meghatározásához szükséges tételeket módosítja vagy az adót utólag kívánja felszámítani és áthárítani. Ilyen esetben a korrekciót számítógépes számla esetén is helyesbítő számlával kell elvégezni. Minden más, számítógéppel kiállított számlával kapcsolatban felmerült hiba esetén sztornírozásnak van helye.Az Áfa törvény 45/A. §-a alapján, ha a számítógéppel előállított számla valamely adata hibás, akkor a kijavítás érdekében azt sztornírozni szükséges. Ugyanakkor az Áfa törvény 45. §-a szerint, amennyiben az adó összege, vagy az annak megállapításához szükséges valamely tétel(ek) módosul(nak), a számlát helyesbíteni szükséges.

• E két jogintézménynek az egymáshoz való viszonya a következőképpen értelmezhető: Az Áfa törvény a helyesbítés szabályai között konkrétan meghatározza, hogy ezen módszer használatára akkor kerülhet sor, ha az általános forgalmi adó összegét - és ezen keresztül az adófizetési kötelezettséget - érintő utólagos változás következik be. Ugyanakkor, amikor az Áfa törvény 45/A. §-a alapján a hibásan kiállított számítógépes számlát sztornírozni kell - tekintettel arra, hogy a helyesbítés jogintézménye az adót érintő hibák javítását teljes körben rendezi - egyértelműen kijelenthető, hogy a sztornírozás kapcsán hivatkozott hibás számla csak olyan számla lehet, amelyen bármely más, az adó összegét, mértékét nem érintő adat hibás. Az általános jogértelmezési alapelvek alapján, ha egy nagyobb kérdéskört szabályozó jogszabályhely mellett létezik egy olyan jogszabályhely, amely az érintett kérdéskör egy kisebb részére nézve eltérő szabályokat állapít meg, akkor azon speciális esetekre, amelyekre nézve külön szabályozás született, nem az általános, hanem az esetek szűkebb hányadát átfogó, speciális szabályt kell alkalmazni.A fentiek alapján elmondható, hogy amikor az Áfa törvény 45/A. §-a hibás számlát említ, akkor ezen számlák körébe csakis azon számítógéppel kiállított számlák tartoznak, amelyek az adó összegét nem érintő hibában szenvednek.

Elektronikus számla kibocsátás

• Az elektronikus számla kibocsátás történhet elektronikus aláírás alkalmazásával, vagy elektronikus adatcsere -ún. EDI- rendszerben. Bármely rendszer alkalmazását megelőzően a feleknek erről írásos megállapodást kell kötniük. Az elektronikus aláírás rendszerében az eredet és a tartalom sérthetetlenségét fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző kell, hogy biztosítsa. Az elektronikus számlához ilyenkor három szereplő kapcsolható: a kibocsátó, az elektronikus aláírás szolgáltatója, és a vevő. Az elektronikus aláírás szolgáltatójának tevékenységét megelőzően be kell jelentkeznie a Felügyeletnél, ahol ilyen tevékenységet végzőként nyilvántartásba veszik. Ő bocsátja ki a kulcsokat és kódoló programokat a felhasználók felé, nyilvántartást vezet, és egyben felel a rendszer működéséért. A számla kibocsátója a szolgáltatótól kapott kulcs alapján kódolja a számla-dokumentumot, a vevő pedig a neki adott kulcs segítségével elolvashatja a dokumentumot, és meggyőződhet annak kódoltságáról, arról, hogy az a továbbiakban már nem módosítható.

• Az elektronikus számla csak elektronikus formában alkalmas adóigazgatási azonosításra, annak papír alapú formája dokumentumként nem használható. Az elektronikus számlázás alkalmazásának követelményeiről, a számla adóigazgatási azonosításra alkalmasságáról, megőrzésének módjáról PM-rendelet rendelkezik majd, jelenleg államigazgatási egyeztetés alatt áll.

• Az ún. EDI-rendszerben történő elektronikus adatcsere csak kétszereplős, nincs szükség hitelesítő-szolgáltatóra. Ennek lényege, hogy a kibocsátó kódolt formában elektronikus úton eljuttatja a vevőhöz a dokumentumot, aki azt elolvashatja, egyetértése esetén visszaigazolást küld a feladónak. Az EDI üzenetek technikailag biztonságosak, hiszen a lekódoláshoz szükséges információkat csak az adott felek ismerik. Az EU-s irányelv lehetővé teszi az EDI ügyletek papír alapú összesítését, a magyarországi szabályozás élt is ezzel a lehetőséggel. Az összesítést a kibocsátó adó-megállapítási időszakához igazodva kell elkészíteni, és megküldeni a számla címzettje felé. A jelenleg egyeztetés alatt álló PM-rendelet az EDI-rendszerben történő számlázás részletes előírásait is tartalmazza.