Egyszerűsített cikktörzs
A RoolWikiBÓL
(Változatok közti eltérés)
| 2007. április 10., 14:27 változat (szerkesztés) Hajni (Vita | szerkesztései) A (User:Hajni átmozgatva Egyszerűsített számlázás névre) ← Előző változtatások |
2007. április 10., 16:18 változat (szerkesztés) (undo) Hajni (Vita | szerkesztései) (Removing all content from page) Következő változtatások → |
||
| 1. sor: | 1. sor: | ||
| - | <center> '''ROOL – Bázis''' | ||
| - | '''Egyszerűsített számlázás''' | ||
| - | Kezelési útmutató </center> | ||
| - | |||
| - | *1. Bevezetés | ||
| - | *2. Egyszerűsített számla készítése | ||
| - | **2.1 Rögzítés | ||
| - | **2.2 Üzenetek | ||
| - | **2.3 Módosítás | ||
| - | **2.4 Lekérdezés | ||
| - | **2.5 Visszaigazolás | ||
| - | *3 Gyakori kérdések | ||
| - | **3.1 Színek | ||
| - | **3.2 Gyakori hibaüzenetek | ||
| - | |||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>1.Bevezetés</b><br> | ||
| - | Jelen dokumentum az egyszerűsített számlakészítés elősegítésére jött létre. Az alábbiakban a napi munkafolyamatok rövid, szemléltető leírásán keresztül lehetőség nyílik a teljes folyamat elsajátítására.<br> | ||
| - | A dokumentáció végén a leggyakrabban felmerülő kérdésekre adunk választ vagy megoldási javaslatokat annak érdekében, hogy a későbbiekben ezek ne okozhassanak fennakadást a munkában. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2. Egyszerűsített számla készítése</b><br> | ||
| - | Az egyszerűsített számla készítése programmal egyszerűen és gyorsan tudunk számlát készíteni a rendszerben. A program a Törzsadatok/Egyszerűsített számla készítés menüpontjából indítható el. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2.1 Egyszrűsített számla rögzítése:</b><br> | ||
| - | Belépéskor a fejléc színe, monitor beállításaitól függően narancssárga tónusú.<br> | ||
| - | Új számlát az F6 billentyű megnyomásával rögzíthetünk. Az újonnan rögzített számla fej háttérszíne kék tónusú lesz egészen addig, amíg F10-el el nem mentjük a már kitöltött fejlécet. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>A fejrész kitöltése:</b></i><br> | ||
| - | A felhasználónevet (aki a megrendelés rögzítését megkezdte), a rögzítés időpontját, és a rendelés dátumát automatikusan feltölti a rendszer.<br> | ||
| - | 1. A vevő kiválasztásnak két módja van:<br> | ||
| - | *Kitöltjük pontosan a vevőkódot és a tabulátor lenyomásával tovább lépünk a szállítási cím mezőig.<br> | ||
| - | *Ha a vevőkódnak vagy a vevő nevének csak egy bizonyos részét ismerjük, akkor az ismert szűrési technikával megnézzük, hogy az értéklistában megtalálható-e.<br> | ||
| - | 2. Ha csak egy szállítási cím van a vevőhöz rendelve, akkor azt a rendszer automatikusan felajánlja, egyéb esetben a rendelkezésünkre álló értéklistából választhatunk (F9).<br> | ||
| - | 3. Meg kell adnunk a teljesítés dátumát. A rögzítés napjánál ez régebbi nem lehet, és ha két hétnél távolabbi dátumit adunk meg, akkor erre a rendszer figyelmeztet, és a következő üzenetet kapjuk: „Nem lehet a megengedettnél (14 nap) későbbre vonatkozó teljesítési dátummal rendelést rögzíteni. Amennyiben mégis rögzíteni kívánja, kérem értesítse a rendszergazdát a korlát feloldásának igényéről.”<br> | ||
| - | 4. Ha nem vagyunk biztosak a partnertörzs helyes kitöltésében, akkor ellenőrizhetjük és módosíthatjuk a Fizetési módot, a Pénznemet és a paritást.<br> | ||
| - | 5. Ha a teljesítés dátuma nem a mai nap, akkor lehetőségünk van módosítani a teljesítés dátuma mezőben.<br> | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Keresés értéklistában:</b></i><br> | ||
| - | A kitöltendő mezőbe beírjuk azt a feltételt, amit biztosan tudunk (pl: vevőkód -a mező tartalmát a képernyő alsó sávjában is elolvashatjuk, majd megnyomjuk az F9 billentyűt (értéklista), a felugró értéklistában a le-fel nyilakkal ráállunk a keresett vevőre, majd ENTER-rel kiválasztjuk azt, és tabulátorral tovább haladunk.<br> | ||
| - | Melyik mezőn érdemes keresni?<br> | ||
| - | Mindig azon a mezőn keressünk és kérjünk értéklistát, amelyikről a legtöbb információnk van. Egyrészt azért, mert így a lehető legbővebb szűrési feltételt tudjuk megadni, másrészt azért, mert az értéklista felhívásakor (F9) mindig azokat az adatokat látjuk növekvő sorrendben az értéklista elején, amelyen az F9 billentyűt lenyomtuk (pl: vevő neve, vagy a bolt neve, települése stb.) | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Dátum megadása:</b></i><br> | ||
| - | A dátumot a következő formátumban adhatjuk meg: 2007-01-01 | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Korábban rögzített számla (megrendelés):</b></i><br> | ||
| - | Abban az esetben, ha egy boltnak egy napra azonos hivatkozási számmal több megrendelést próbálunk rögzíteni, a rendszer figyelmeztetést küld, és lehetőséget biztosít arra, hogy az előzőleg rögzített megrendelést folytathassuk tovább. A figyelmeztetést akkor kapjuk, ha a megrendelés fej rögzítése után lelépünk a megrendelés tételekre. Abban az esetben, ha az új rögzítést szeretnénk folytatni, akkor az IGEN nyomógombra kell kattintani, ha a már meglévő megrendelést szeretnénk módosítani, akkor a NEM nyomógombra. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>A számla megrendelés tételek rögzítése:</b></i><br> | ||
| - | A rendelt termékeket a megrendelés tételek ablakban, egymás alatt rögzíthetjük. Ekkor a megrendelés fej sárga alapszínűre vált át.<br> | ||
| - | 1. Új terméket az F6 billentyű lenyomásával kezdünk rögzíteni.<br> | ||
| - | 2. A termékeke kiválasztásnak három módja van:<br> | ||
| - | *Kitöltjük pontosan az áru kódot, az áru nevét vagy az ETK-t és az ENTER lenyomásával tovább lépünk a mennyiség megadásához.<br> | ||
| - | *Ha áru kódnak vagy az áru nevének vagy az ETK-nak csak egy bizonyos részét ismerjük, akkor az ismert szűrési technikával megnézzük, hogy az értéklistában megtalálható-e (%ismert rész%, majd F9), kiválasztjuk majd az ENTER segítségével tovább lépünk a mennyiség megadására.<br> | ||
| - | 3. Amennyiben olyan terméket adunk meg, amely nincs belistázva a kiválasztott vevőnél, akkor a rendszer hibaüzenetet küld (ez csak olyankor fordulhat elő, ha a megfelelő cikktörzs szűrés nincs beállítva).<br> | ||
| - | 4. A termékről lelépve megjelennek a termékkel kapcsolatos információk (Kód, név, ETK, mennyiségi egység, kiszerelési egység, egységár).<br> | ||
| - | 5. A termék kiválasztása után azon a mezőn kell megadni a rendelt mennyiséget, amelyhez a cikktörzs beállítási alapján kiemelt színnel jelöl a rendszer. Ez az irányadó mennyiség, ami lehet darab vagy az alapértelmezett mennyiségi egység(mennyiség).<br> | ||
| - | 6. Az árat a partnerhez beállított árlista alapján adja a rendszer.<br> | ||
| - | 7. Amennyiben nincs az automatikus mentés bekapcsolva, akkor javasolt minden sor után menteni (F10), majd az F6 megnyomásával új sort lehet kérni. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Az egyszerűsített számla befejezése:</b></i><br> | ||
| - | 1. A megrendelés tételek rögzítésének végeztével F10-es mentés után az Érvényesítés nyomógomb megnyomásával érvényesíteni kell a megrendelést. Megjelenik a kérdés: Biztosan érvényesíteni akarja? Ha igen a megrendelés státusza Normál-ra változik, kapunk egy bizonylat számot, melynek a felépítése:Sorszám-VMS/Év verzió. és megkapjuk a számla számot, melynek felépítése: Sorszám-SZLA-(fizetés módja)/Év verzió. Mikor ezt megkaptuk a rendszer megkérdezi, hogy nyomtatja-e a számlát, ha igen akkor elkezdődik a nyomtatás, ha nem akkor egy későbbi időpontban visszatérhetünk és kinyomtathatjuk a számlánkat. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Javaslatok:</b></i><br> | ||
| - | *Biztonsági okokból (véletlenül történő mennyiség átírás megakadályozása) mentés előtt csak úgy tudunk módosítani mennyiséget, ha előtte megnyomjuk az F8 billentyűt. Ezek után a mennyiségek módosíthatóak lesznek!<br> | ||
| - | *A megrendelés tételeit rögzítési sorrendben jelenítjük meg. Ezt jelzi a tételek előtt található # megnevezésű oszlop, melyet a rendszer automatikusan tölt. Amennyiben ezt a sorrendet át szeretnénk szervezni, akkor ezt ennek a mezőnek a módosításával tehetjük meg. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>A számla tételek táblázatos rögzítése:</b></i><br> | ||
| - | *Számla tételek táblázatos rögzítésnél egyszerűen beírhatjuk a kívánt áruhoz a mennyiséget. Itt az összes olyan cikk megjelenik amely az adott céghez beállított árlistában szerepel. Külön kiválasztható a Faj,Kidolgozás, Készültség, Márka, s így leszűkíthetővé válik a cikklistánk. Táblázatos rögzítésnél megnézhetjük, hogy egy-egy termékből mennyi a rendelésünk, ha az adott soron állva az Össz.Rendelés fülre kattintunk. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2.2 Üzenetek:</b><br> | ||
| - | Lehetőségünk van üzenetet küldeni a termelésnek,raktárnak,szállításszervezésnek, és a gépjárművezetőnek.Ezeket az üzeneteket az Egyszerűsített számla készítés képernyő Üzenetek fülén rögzíthetjük. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2.3 Módosítás:</b><br> | ||
| - | Egyszerűsített számlában csak akkor tudunk módosítani ha a rendelésünk státusza rögzítés alatti. Ha már érvényesítettük és normál státuszú akkor nincs lehetőségünk a megrendelésben módosítani. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <i><b>Új verzió rögzítése:</b></i><br> | ||
| - | Rögzítés alatt státuszú számlán (megrendelésen) úgy módosíthatunk, hogy a kívánt módosítandó részt éréklista behívásával a kívántra változtatjuk. Itt kivételt képez a megrendelés jellege, mert ez nem módosítható! A számla tételekhez így új tételek is felvehetőek, vagy lehetőség van a már előzőleg megadott mennyiség módosítására F8-al. A módosítások elvégzése után a megrendelést menteni és érvényesíteni kell. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2.4 Lekérdezés:</b><br> | ||
| - | Rögzített számlák (megrendelések) gyors lekérdezésre szükség lehet esetleges ellenőrzéskor, módosításnál vagy visszaigazolás nyomtatásánál. Legegyszerűbben a következő módon tudunk megrendelést lekérdezni:<br> | ||
| - | *Az egyszerűsített számlázás fejre kattintva (az alapszín narancssárga lesz, ha még nem volt adat a képernyőn, illetve zöld lesz, ha van megrendelés megjelenítve) megnyomjuk az F7 billentyűt. Ezzel lehetőséget biztosítunk arra, hogy szűrő feltételeket adjunk meg.<br> | ||
| - | *Megadjuk a szűrőfeltételeket (ilyenkor is használhatjuk az értéklistákat ugyan úgy, mint rögzítés alatt – feltétel megadása, majd F9), végül, ha minden szűrőfeltételt megadtunk megnyomjuk az F8 billentyűt, ezzel frissítve a lekérdezést.<br> | ||
| - | *A találatok számát megnézhetjük a képernyő bal alsó részében. Ha több találat van, akkor vagy a le és fel billentyűkkel lépkedünk a megrendelések közt, vagy átlépünk a Böngésző fülre, és itt áttekinthetően láthatjuk a szűrőfeltételnek megfelelő találatok fejadatait, míg a tételek ugyan úgy látszanak, mint az Alapadatok fülön. Fejben történő módosítás esetén (erre csak akkor van lehetőségünk ha még nem érvényesítettük a számlánkat) javasolt visszatérni az Alapadatok fülre. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>2.5 Vevői megrendelés visszaigazolása:</b><br> | ||
| - | 1. Vevői megrendelést a Kereskedelem/Vevői megrendelések menüpontból igazolhatunk vissza. | ||
| - | Legegyszerűbben a bizonylat szám alapján kereshetjük ki a visszaigazolni kívánt redelést. (F7 megnyomása után a biz.szám mezőbe beírhatjuk a biz. Számot pl: 71%, s F8 megnyomása után betöltődik a keresett megrendelés.<br> | ||
| - | 2. Visszaigazolás gomb megnyomásával megkapjuk a kitöltött visszaigazolást. | ||
| - | Vevői megrendelés visszaigazolásunkat akár el is menthetjük, vagy ki is nyomtathatjuk. | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>3. Gyakori kérdések:</b> | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>3.1 Színek</b><br> | ||
| - | A képernyőn a blokkok háttérszíne más – más lehet. Ezeknek a színeknek a jelentése a következő:<br> | ||
| - | *Fehér - Módosítható<br> | ||
| - | *Fehér képernyő, szürke sorral - Lekérdezés üzemmód, szűrőfeltétel megadására vagy frissítésre vár.<br> | ||
| - | *Kék - Beviteli üzemmód<br> | ||
| - | *Barack - Nem lekérdezett blokk, felhasználói beavatkozásra vár<br> | ||
| - | *Zöld - Rendben<br> | ||
| - | *Sárga (narancs) - Kicsi a baj<br> | ||
| - | *Piros - Nagy a baj, vagy valamire fel akarjuk hívni a figyelmet<br> | ||
| - | *Halvány zöld - Összesített értékeket tartalmazó mezők | ||
| - | |||
| - | |||
| - | <b>3.2 Gyakori hibaüzenetek:</b><br> | ||
| - | *Abban az esetben, ha a hibaüzenet bal oldalán sárga háromszögben lévő felkiáltójelet látunk, akkor minden esetben olvassuk el figyelmesen a hibaüzenet, mert számos esetben a hiba kiküszöböléséhez a megoldást is megtudhatjuk.<br> | ||
| - | *Ha a bal oldalon piros körben lévő X-et látunk, akkor görgessük vissza a rögzített adatokat (sajnos ilyen esetben az utolsó mentésig visszamenőleg elvesznek az adataink), és rögzítsük újra az elveszett adatokat. Abban az esetben, ha ez a fajta hibaüzenet többször ismétlődik, akkor forduljunk a rendszergazdákhoz.<br> | ||
| - | *Nem határozható meg az áruhoz jegyzékszám és/vagy adókulcs: Akkor találkozhatunk ezzel a a hibaüzenettel, ha a kiválasztott teremékhez nincs árujegyzék kód megadva, vagy a megadott árujegyzék kódhoz nincs adott napon érvényes adókulcs meghatározva. - Amennyiben ezzel a hibaüzenettel találkozunk, forduljunk a számlázási osztályhoz.<br> | ||
| - | *Nem határozható meg az áru egységára: Akkor találkozhatunk ezzel a a hibaüzenettel, ha a kiválasztott teremék nem szerepel a bolt által vásárolható termékek közt, azaz nincs hozzá ár meghatározva. - Amennyiben ezzel a hibaüzenettel találkozunk, és meggyőződtünk arról, hogy nem ütöttük el a cikk kódját, forduljuk a számlázáshoz vagy az árképzésért felelős munkatárshoz. | ||
