Egyszerűsített cikktörzs

A RoolWikiBÓL

2007. április 10., 14:20 változat (szerkesztés) Hajni (Vita | szerkesztései) (Egyszerűsített számlázás) ← Előző változtatások

2007. április 10., 14:27 változat (szerkesztés) (undo) Hajni (Vita | szerkesztései) A (User:Hajni átmozgatva Egyszerűsített számlázás névre) Következő változtatások →

---

2007. április 10., 14:27 változat

ROOL – Bázis

Egyszerűsített számlázás

Kezelési útmutató

• 1. Bevezetés
• 2. Egyszerűsített számla készítése
  • 2.1 Rögzítés
  • 2.2 Üzenetek
  • 2.3 Módosítás
  • 2.4 Lekérdezés
  • 2.5 Visszaigazolás
• 3 Gyakori kérdések
  • 3.1 Színek
  • 3.2 Gyakori hibaüzenetek

1.Bevezetés
Jelen dokumentum az egyszerűsített számlakészítés elősegítésére jött létre. Az alábbiakban a napi munkafolyamatok rövid, szemléltető leírásán keresztül lehetőség nyílik a teljes folyamat elsajátítására.
A dokumentáció végén a leggyakrabban felmerülő kérdésekre adunk választ vagy megoldási javaslatokat annak érdekében, hogy a későbbiekben ezek ne okozhassanak fennakadást a munkában.

2. Egyszerűsített számla készítése
Az egyszerűsített számla készítése programmal egyszerűen és gyorsan tudunk számlát készíteni a rendszerben. A program a Törzsadatok/Egyszerűsített számla készítés menüpontjából indítható el.

2.1 Egyszrűsített számla rögzítése:
Belépéskor a fejléc színe, monitor beállításaitól függően narancssárga tónusú.
Új számlát az F6 billentyű megnyomásával rögzíthetünk. Az újonnan rögzített számla fej háttérszíne kék tónusú lesz egészen addig, amíg F10-el el nem mentjük a már kitöltött fejlécet.

A fejrész kitöltése:
A felhasználónevet (aki a megrendelés rögzítését megkezdte), a rögzítés időpontját, és a rendelés dátumát automatikusan feltölti a rendszer.
1. A vevő kiválasztásnak két módja van:

• Kitöltjük pontosan a vevőkódot és a tabulátor lenyomásával tovább lépünk a szállítási cím mezőig.
  
• Ha a vevőkódnak vagy a vevő nevének csak egy bizonyos részét ismerjük, akkor az ismert szűrési technikával megnézzük, hogy az értéklistában megtalálható-e.
  

2. Ha csak egy szállítási cím van a vevőhöz rendelve, akkor azt a rendszer automatikusan felajánlja, egyéb esetben a rendelkezésünkre álló értéklistából választhatunk (F9).
3. Meg kell adnunk a teljesítés dátumát. A rögzítés napjánál ez régebbi nem lehet, és ha két hétnél távolabbi dátumit adunk meg, akkor erre a rendszer figyelmeztet, és a következő üzenetet kapjuk: „Nem lehet a megengedettnél (14 nap) későbbre vonatkozó teljesítési dátummal rendelést rögzíteni. Amennyiben mégis rögzíteni kívánja, kérem értesítse a rendszergazdát a korlát feloldásának igényéről.”
4. Ha nem vagyunk biztosak a partnertörzs helyes kitöltésében, akkor ellenőrizhetjük és módosíthatjuk a Fizetési módot, a Pénznemet és a paritást.
5. Ha a teljesítés dátuma nem a mai nap, akkor lehetőségünk van módosítani a teljesítés dátuma mezőben.

Keresés értéklistában:
A kitöltendő mezőbe beírjuk azt a feltételt, amit biztosan tudunk (pl: vevőkód -a mező tartalmát a képernyő alsó sávjában is elolvashatjuk, majd megnyomjuk az F9 billentyűt (értéklista), a felugró értéklistában a le-fel nyilakkal ráállunk a keresett vevőre, majd ENTER-rel kiválasztjuk azt, és tabulátorral tovább haladunk.
Melyik mezőn érdemes keresni?
Mindig azon a mezőn keressünk és kérjünk értéklistát, amelyikről a legtöbb információnk van. Egyrészt azért, mert így a lehető legbővebb szűrési feltételt tudjuk megadni, másrészt azért, mert az értéklista felhívásakor (F9) mindig azokat az adatokat látjuk növekvő sorrendben az értéklista elején, amelyen az F9 billentyűt lenyomtuk (pl: vevő neve, vagy a bolt neve, települése stb.)

Dátum megadása:
A dátumot a következő formátumban adhatjuk meg: 2007-01-01

Korábban rögzített számla (megrendelés):
Abban az esetben, ha egy boltnak egy napra azonos hivatkozási számmal több megrendelést próbálunk rögzíteni, a rendszer figyelmeztetést küld, és lehetőséget biztosít arra, hogy az előzőleg rögzített megrendelést folytathassuk tovább. A figyelmeztetést akkor kapjuk, ha a megrendelés fej rögzítése után lelépünk a megrendelés tételekre. Abban az esetben, ha az új rögzítést szeretnénk folytatni, akkor az IGEN nyomógombra kell kattintani, ha a már meglévő megrendelést szeretnénk módosítani, akkor a NEM nyomógombra.

A számla megrendelés tételek rögzítése:
A rendelt termékeket a megrendelés tételek ablakban, egymás alatt rögzíthetjük. Ekkor a megrendelés fej sárga alapszínűre vált át.
1. Új terméket az F6 billentyű lenyomásával kezdünk rögzíteni.
2. A termékeke kiválasztásnak három módja van:

• Kitöltjük pontosan az áru kódot, az áru nevét vagy az ETK-t és az ENTER lenyomásával tovább lépünk a mennyiség megadásához.
  
• Ha áru kódnak vagy az áru nevének vagy az ETK-nak csak egy bizonyos részét ismerjük, akkor az ismert szűrési technikával megnézzük, hogy az értéklistában megtalálható-e (%ismert rész%, majd F9), kiválasztjuk majd az ENTER segítségével tovább lépünk a mennyiség megadására.
  

3. Amennyiben olyan terméket adunk meg, amely nincs belistázva a kiválasztott vevőnél, akkor a rendszer hibaüzenetet küld (ez csak olyankor fordulhat elő, ha a megfelelő cikktörzs szűrés nincs beállítva).
4. A termékről lelépve megjelennek a termékkel kapcsolatos információk (Kód, név, ETK, mennyiségi egység, kiszerelési egység, egységár).
5. A termék kiválasztása után azon a mezőn kell megadni a rendelt mennyiséget, amelyhez a cikktörzs beállítási alapján kiemelt színnel jelöl a rendszer. Ez az irányadó mennyiség, ami lehet darab vagy az alapértelmezett mennyiségi egység(mennyiség).
6. Az árat a partnerhez beállított árlista alapján adja a rendszer.
7. Amennyiben nincs az automatikus mentés bekapcsolva, akkor javasolt minden sor után menteni (F10), majd az F6 megnyomásával új sort lehet kérni.

Az egyszerűsített számla befejezése:
1. A megrendelés tételek rögzítésének végeztével F10-es mentés után az Érvényesítés nyomógomb megnyomásával érvényesíteni kell a megrendelést. Megjelenik a kérdés: Biztosan érvényesíteni akarja? Ha igen a megrendelés státusza Normál-ra változik, kapunk egy bizonylat számot, melynek a felépítése:Sorszám-VMS/Év verzió. és megkapjuk a számla számot, melynek felépítése: Sorszám-SZLA-(fizetés módja)/Év verzió. Mikor ezt megkaptuk a rendszer megkérdezi, hogy nyomtatja-e a számlát, ha igen akkor elkezdődik a nyomtatás, ha nem akkor egy későbbi időpontban visszatérhetünk és kinyomtathatjuk a számlánkat.

Javaslatok:

• Biztonsági okokból (véletlenül történő mennyiség átírás megakadályozása) mentés előtt csak úgy tudunk módosítani mennyiséget, ha előtte megnyomjuk az F8 billentyűt. Ezek után a mennyiségek módosíthatóak lesznek!
  
• A megrendelés tételeit rögzítési sorrendben jelenítjük meg. Ezt jelzi a tételek előtt található # megnevezésű oszlop, melyet a rendszer automatikusan tölt. Amennyiben ezt a sorrendet át szeretnénk szervezni, akkor ezt ennek a mezőnek a módosításával tehetjük meg.

A számla tételek táblázatos rögzítése:

• Számla tételek táblázatos rögzítésnél egyszerűen beírhatjuk a kívánt áruhoz a mennyiséget. Itt az összes olyan cikk megjelenik amely az adott céghez beállított árlistában szerepel. Külön kiválasztható a Faj,Kidolgozás, Készültség, Márka, s így leszűkíthetővé válik a cikklistánk. Táblázatos rögzítésnél megnézhetjük, hogy egy-egy termékből mennyi a rendelésünk, ha az adott soron állva az Össz.Rendelés fülre kattintunk.

2.2 Üzenetek:
Lehetőségünk van üzenetet küldeni a termelésnek,raktárnak,szállításszervezésnek, és a gépjárművezetőnek.Ezeket az üzeneteket az Egyszerűsített számla készítés képernyő Üzenetek fülén rögzíthetjük.

2.3 Módosítás:
Egyszerűsített számlában csak akkor tudunk módosítani ha a rendelésünk státusza rögzítés alatti. Ha már érvényesítettük és normál státuszú akkor nincs lehetőségünk a megrendelésben módosítani.

Új verzió rögzítése:
Rögzítés alatt státuszú számlán (megrendelésen) úgy módosíthatunk, hogy a kívánt módosítandó részt éréklista behívásával a kívántra változtatjuk. Itt kivételt képez a megrendelés jellege, mert ez nem módosítható! A számla tételekhez így új tételek is felvehetőek, vagy lehetőség van a már előzőleg megadott mennyiség módosítására F8-al. A módosítások elvégzése után a megrendelést menteni és érvényesíteni kell.

2.4 Lekérdezés:
Rögzített számlák (megrendelések) gyors lekérdezésre szükség lehet esetleges ellenőrzéskor, módosításnál vagy visszaigazolás nyomtatásánál. Legegyszerűbben a következő módon tudunk megrendelést lekérdezni:

• Az egyszerűsített számlázás fejre kattintva (az alapszín narancssárga lesz, ha még nem volt adat a képernyőn, illetve zöld lesz, ha van megrendelés megjelenítve) megnyomjuk az F7 billentyűt. Ezzel lehetőséget biztosítunk arra, hogy szűrő feltételeket adjunk meg.
  
• Megadjuk a szűrőfeltételeket (ilyenkor is használhatjuk az értéklistákat ugyan úgy, mint rögzítés alatt – feltétel megadása, majd F9), végül, ha minden szűrőfeltételt megadtunk megnyomjuk az F8 billentyűt, ezzel frissítve a lekérdezést.
  
• A találatok számát megnézhetjük a képernyő bal alsó részében. Ha több találat van, akkor vagy a le és fel billentyűkkel lépkedünk a megrendelések közt, vagy átlépünk a Böngésző fülre, és itt áttekinthetően láthatjuk a szűrőfeltételnek megfelelő találatok fejadatait, míg a tételek ugyan úgy látszanak, mint az Alapadatok fülön. Fejben történő módosítás esetén (erre csak akkor van lehetőségünk ha még nem érvényesítettük a számlánkat) javasolt visszatérni az Alapadatok fülre.

2.5 Vevői megrendelés visszaigazolása:
1. Vevői megrendelést a Kereskedelem/Vevői megrendelések menüpontból igazolhatunk vissza. Legegyszerűbben a bizonylat szám alapján kereshetjük ki a visszaigazolni kívánt redelést. (F7 megnyomása után a biz.szám mezőbe beírhatjuk a biz. Számot pl: 71%, s F8 megnyomása után betöltődik a keresett megrendelés.
2. Visszaigazolás gomb megnyomásával megkapjuk a kitöltött visszaigazolást. Vevői megrendelés visszaigazolásunkat akár el is menthetjük, vagy ki is nyomtathatjuk.

3. Gyakori kérdések:

3.1 Színek
A képernyőn a blokkok háttérszíne más – más lehet. Ezeknek a színeknek a jelentése a következő:

• Fehér - Módosítható
  
• Fehér képernyő, szürke sorral - Lekérdezés üzemmód, szűrőfeltétel megadására vagy frissítésre vár.
  
• Kék - Beviteli üzemmód
  
• Barack - Nem lekérdezett blokk, felhasználói beavatkozásra vár
  
• Zöld - Rendben
  
• Sárga (narancs) - Kicsi a baj
  
• Piros - Nagy a baj, vagy valamire fel akarjuk hívni a figyelmet
  
• Halvány zöld - Összesített értékeket tartalmazó mezők

3.2 Gyakori hibaüzenetek:

• Abban az esetben, ha a hibaüzenet bal oldalán sárga háromszögben lévő felkiáltójelet látunk, akkor minden esetben olvassuk el figyelmesen a hibaüzenet, mert számos esetben a hiba kiküszöböléséhez a megoldást is megtudhatjuk.
  
• Ha a bal oldalon piros körben lévő X-et látunk, akkor görgessük vissza a rögzített adatokat (sajnos ilyen esetben az utolsó mentésig visszamenőleg elvesznek az adataink), és rögzítsük újra az elveszett adatokat. Abban az esetben, ha ez a fajta hibaüzenet többször ismétlődik, akkor forduljunk a rendszergazdákhoz.
  
• Nem határozható meg az áruhoz jegyzékszám és/vagy adókulcs: Akkor találkozhatunk ezzel a a hibaüzenettel, ha a kiválasztott teremékhez nincs árujegyzék kód megadva, vagy a megadott árujegyzék kódhoz nincs adott napon érvényes adókulcs meghatározva. - Amennyiben ezzel a hibaüzenettel találkozunk, forduljunk a számlázási osztályhoz.
  
• Nem határozható meg az áru egységára: Akkor találkozhatunk ezzel a a hibaüzenettel, ha a kiválasztott teremék nem szerepel a bolt által vásárolható termékek közt, azaz nincs hozzá ár meghatározva. - Amennyiben ezzel a hibaüzenettel találkozunk, és meggyőződtünk arról, hogy nem ütöttük el a cikk kódját, forduljuk a számlázáshoz vagy az árképzésért felelős munkatárshoz.